Ventas

Configuración CRM Sales Virtual Office Group.

Para la implementación del nuevo entorno de Dynamics 365 Sales, se lleva a cabo la configuración y personalización de las entidades involucradas, junto con las respectivas pruebas de funcionamiento.

Configuración de Ventas: Unidad de Negocio

Concepto:

En Dynamics 365, una unidad de negocio representa una agrupación lógica de actividades comerciales relacionadas, que permite organizar y segmentar operaciones según la estructura organizacional.

Proceso de configuración

1. Acceda a Configuración avanzada.
2. Diríjase a Seguridad.
3. Seleccione Unidad de negocio para definir y gestionar las unidades requeridas.

Este enfoque facilita la administración de roles, permisos y datos de manera alineada con la estructura operativa de la organización.

Una vez configurada la unidad de negocio, se procede a asignar los usuarios correspondientes para definir los permisos y alcances de acceso dentro de la estructura organizacional.

Dentro de la unidad de negocio, se han establecido los siguientes equipos para optimizar la gestión de usuarios y permisos:

Equipos Creados

1. Equipo Comercial
   • Enfocado en actividades de ventas y gestión comercial
   • Acceso a entidades comerciales y oportunidades de negocio
   • Permisos para gestionar clientes y pipelines de ventas
2. Equipo Virtual Office
   • Diseñado para usuarios con trabajo remoto
   • Acceso a herramientas colaborativas y virtuales
   • Permisos adaptados a entornos digitales

Las instalaciones y equipos representan los recursos físicos y locaciones disponibles para la organización, permitiendo su gestión y asignación dentro de Dynamics 365.

Los grupos de recursos representan conjuntos organizados de activos, equipos y personal necesarios para la ejecución de proyectos o servicios específicos dentro de la organización.

Los periodos fiscales representan los intervalos de tiempo establecidos para la gestión contable y financiera de la compañía, determinando los ciclos para el cierre contable, reportes financieros y análisis de resultados.

Los territorios de ventas representan divisiones geográficas o segmentales estratégicas para la organización comercial, permitiendo una gestión focalizada de clientes, oportunidades y equipos de ventas.

La configuración de moneda establece la divisa base para operaciones financieras y transaccionales en el sistema, permitiendo la gestión de múltiples monedas para operaciones internacionales.

Las métricas representan los indicadores clave de desempeño (KPIs) establecidos para monitorear y evaluar la efectividad de las operaciones comerciales y la salud general del negocio.

Los flujos de trabajo representan los procesos automatizados diseñados para optimizar y estandarizar las operaciones comerciales, garantizando consistencia y eficiencia en la ejecución de actividades recurrentes.

Flujos Configurados y Validados

Asignación de oportunidad.

Asignación de Caso.

Cierre de oportunidad Ganada.

Los Procesos de Flujo de Negocio (Business Process Flows) proporcionan una guía visual paso a paso para los usuarios, asegurando la consistencia en la ejecución de procesos críticos y mejorando la adopción del sistema.

1.Proceso de ventas de la oportunidad.

2.Proceso de cliente potencial a ventas de la oportunidad.

• Flujos de Trabajos básicos.

Se ha implementado un sistema automatizado de notificaciones que alerta al vendedor cuando un pedido ha sido procesado exitosamente en el sistema.

Supervisar los correos electrónicos entrantes

Flujo que supervisa mi bandeja de entrada de Outlook y cuando llega un correo electrónico con

una línea de asunto y una dirección de correo electrónico específicas, el flujo toma el archivo

adjunto y lo guarda en una biblioteca de SharePoint.

Notificar al cliente, cuando se crea un pedido.

Notificar a equipo de ventas por nuevo cliente potencial.

Supervisar los correos que incluyan manuales.

Flujo de trabajo que envía factura.

Envía factura guardada en SharePoint

Configuración de la Compañía: Identidad Corporativa

Configuración de correo electrónico POP/IMAP (Configuración datos servidor.)

Microsoft Exchange Online (Configurado por defecto)

Servidor de correo Gmail.

Área de Configuración del sistema

Creación de grupos de unidades

Los grupos de unidades representan agrupaciones lógicas de unidades de medida que facilitan la gestión de productos y la conversión entre diferentes sistemas de medición en operaciones comerciales e inventarios.

Las listas de precios representan la estructura de valorización de productos y servicios, permitiendo la gestión flexible de estrategias comerciales según segmentos de mercado, canales de venta y tipos de cliente.

El catálogo de productos centraliza toda la información de productos y servicios comercializados, estableciendo la estructura maestra para gestión de inventarios, ventas y procesos operativos.

Se configuraron 35 productos.

La personalización del módulo de ventas adapta la experiencia de usuario y los procesos comerciales a los requerimientos específicos de la organización, optimizando flujos de trabajo y mejorando la eficiencia del equipo comercial.

Formulario de Cuenta.

Formulario Contacto

Formulario de Oportunidad

La modificación y creación de vistas permite adaptar la visualización de datos a las necesidades específicas de cada perfil de usuario, optimizando el acceso a la información y mejorando la eficiencia operativa.

Consulta de cuentas

Consulta de Contactos

Consulta de Cliente potencial

La migración de datos de ventas consiste en la transferencia segura y estructurada de información comercial histórica desde sistemas legacy hacia Dynamics 365 Sales, garantizando integridad, consistencia y disponibilidad de los datos.

Se ejecutan pruebas de validación para el campo personalizado “IGTF” (Impuesto General a las Transacciones Financieras) incorporado al formulario de Pedidos en Dynamics 365 Sales.

Configuración de Alícuota

Para la prueba de Integración de Sales y Business central, tenemos:

En business central la lista de precios puede tener una gran cantidad de grupos de precios según usted desee vender. En esta oportunidad por ejemplo tenemos un Cliente en Caracas que tiene clasificado a sus clientes en cadenas y mayoristas, por lo que los precios son diferentes, por lo general las cadenas son más caras.

Lo primero en configurar en business central se denomina Grupos de precios de clientes, que no es más que un Id. y una descripción que permite agrupar a los clientes y diferenciarlos. Este Id. se le asigna al cliente al crearlo.

Luego, se configura la lista de precios de venta. Para crearla se asigna un código, una descripción, un tipo de asignación en donde observamos diferentes opciones como:

• Todos los clientes, cliente, Grupo de precios del cliente, Grupo de discos del cliente, campaña y contacto.

Cuenta con una fecha de inicio y una fecha de finalización y un código de moneda. En business central al realizar la transacción y no informar el campo código de moneda, la transacción toma por defecto la divisa base (Bolívares).

Al contar con el encabezado se procede agregar las líneas de productos, observando el tipo de producto, N.º de producto, descripción, código de unidad de medida, la cantidad y explica lo del cód. variante que es un código sustituto, la unidad de medida se coloca automáticamente al igual que la cantidad.

En el cliente en la pestaña de facturación es en donde se asigna el grupo de precios de cliente, este grupo a su vez este asignado a una lista de precios.

Configuración Lista de precios. Microsoft Dynamics CRM 365

Las listas de precios se pueden crear desde el área Configuración de la aplicación de la aplicación Centro de ventas.

Acoplamiento sincronización de tablas y campos.

Acoplamiento sincronización de tablas y campos entre BC y Sales. Luego de configurar la comunicación entre las dos aplicaciones en el Dataverse. Se procedió a acoplar y sincronizar los registros necesarios para integrar una Orden de venta desde Sales hasta BC.

Para hacer esto, fue necesario Respetar una jerarquía de integración. La cual consistió en acoplar todas entidades de la cual depende una Orden. Esta jerarquía es la siguiente:

Aquí puede verse la cardinalidad de Mapeo de las entidades que si integraran.

1.Se efectúa el acoplamiento de registros y la sincronización. En la opción acoplamiento ( Coupling)

2.La sincronización Full.

Ver listas de Precio BC

Ver orden ya creada con ese articulo

Mostrar Lista en la orden

Mostrar productos en la orden.

Envias a Business Central

En BC – Revisas el Dataverse

Una vez en BC, se revisa la Orden (la cual no es editable) y si hay alguna objeción escogemos la opción de ir a Sales a revisar la orden.

En caso contrario, la creo en BC.

Definir elementos de línea de la lista de precios

Una vez que haya guardado una lista de precios por primera vez, puede definir elementos de línea individuales al seleccionar el botón Agregar nuevo elemento de lista de precios en la pestaña Elementos de lista de precios. Cuando se agrega un elemento por primera vez, puede definir los siguientes valores:

Configuración del catálogo de productos

Se accede a la configuración del catálogo de productos mediante el área de configuración de la aplicación. Hay múltiples configuraciones que se pueden modificar. En la sección de configuración general, puede modificar los siguientes ajustes:

La implementación de Dynamics 365 Sales se ha completado exitosamente, estableciendo una plataforma unificada que centraliza todos los procesos comerciales de la organización. La solución integra:

• Gestión integral del ciclo de ventas
• Automatización de procesos comerciales
• Herramientas de inteligencia empresarial
• Plataforma escalable para crecimiento futuro